직장생활. 나만의 업무체계 만들기.

회사 생활이 길어지니 이제는 나만의 방법으로 업무시간을 단축해 보고 이력을 한눈에 볼 수 있는 체계를 만들고 있다. 회사 업무에서 시작된 개인의 업무인 것이다. 문제는 여기에 너무 집중을 하려다 보니 대외업무에 조금 소홀해진다는 점이다. 과거의 기록을 이용해 현재 대처한 문제를 해결하도록 응용해야 하는 순간이 온다. 이런 업무가 생기면 이력을 파악하는 게 우선이다. 미리 정리를 해두었다면 관련 자료와 문서번호를 찾는 시간을 단축할 수 있다. 하지만 이전에 체계 없이 누군가 하던 업무이기 때문에 정리가 되는 것 같지만 중복되는 내용이 많았다. 같은 양식을 사용해서 업무의 흐름이 부드럽게 연결되는 것 같지만 전체적인 내용을 보면 중간 내용이 빠져있곤 했다. 중간에 빠진 일들은 표시해둔다. 결국 과거의 시간에 꼬리를 잡히게 된다. 이런 상황을 되풀이하지 않기 위해 내가 이토록 신경 쓰고 있는 것이다. 물론 처음부터 완벽하게 될 거란 생각은 안 했다. 조금씩 완성하고 있지만 이것저것 다양한 경우를 생각하다 보니 예상보다 변수가 많다. 속도가 더뎌진 상태다. 그리고 조만간 새로운 업무가 터질 예정이라 미리 정리해두어야 한다는 조급함도 따라오고 있다. 그래서 결정했다. 이번 달은 목표치의 50% 완성도를 갖추는 것이다.

1. 정리의 힘은 대단하다.

내 컴퓨터에 파일들은 문서체계를 만들고 난 후 그룹을 묶어서 정리를 해두었기 때문에 파일을 찾는데 많은 시간이 필요하지 않다. 외부업체를 고용해서 하나의 시스템을 갖추면 좋지만 그 또한 비용이 발생하는 일이기 때문에 오너의 생각에 필요성을 느끼지 못한다면 업무 담당자가 구조를 만들어가는 게 낫다는 생각을 하고 있다. 사회생활을 하면서 느낀 건데 파일 관리를 잘하는 것만으로도 자신의 경쟁력을 키우는 중요한 키워드가 될 수 있다는 것이다. 자신이 정리를 잘하고 있다고 소문을 내라는 게 아니다. 업무의 스토리를 부드럽게 전달할 수 있는 방법을 구상하는 것이다. 가장 기초적인 방법이 정리와 메모다. 메일이나 작성한 파일은 이력이 남지만 통화내역이나 회의 내용에 대해선 잘 기록하지 않는 경우가 많다. 자신이 주관자가 아니고 누군가 회의록을 작성해 주겠지라는 불확실한 믿음 때문이다. 물론 사람이 좋아서 부탁을 잘 들어주는 경우라면 회의록은 쉽게 얻어질 수 있다. 또 다른 문제는 그 후에 생긴다. 회의록을 직접 작성하지 않았기 때문에 내 글이 아닌 타인의 글이다. 눈에 잘 들어오지 않는 문구가 분명히 발생한다. 같은 내용을 듣고도 생각하는 방식이나 상황이 다르기 때문이다. 갑의 생각과 을의 생각이 같은 경우가 많은가를 생각하면 답이 나온다. 자신이 남겨야 한다. 그래야 오래가고 자신의 스토리가 되기 때문에 자신감 있게 말할 수 있다.

2. 나만의 정리 기준 만들기.

업무적이든 개인적이든 강조하는 점은 몇 가지로 나눌 수 있다. 첫 번째, 메모나 기록을 할 때는 반드시 날짜를 적어놓는 것이다. 그러면 한 주간 내가 어떤 생각을 했는지 어떤 스토리가 흘러갔는지 기억하고 하나의 이야기로 만들어내기가 쉬워진다. 두 번째, 사진이나 그림 활용 하기다. 쉬운 업무 같은데 내용 정리가 곧바로 되지 않는 순간이 온다. 표를 포함한 그림을 그리거나 사진을 찍어두고 메모를 해둔다. 그리고 잠시 뜸을 들이고 본다. 머릿속 생각이 뒤죽박죽인 상태가 원인일 수 있기 때문이다. 조급한 마음을 떨쳐 놓는다면 정리에 조금 더 수월해진다. 세 번째, 질문하기다. 이건 가장 쉬운 것 같으면서도 어려운 방법이라고 생각한다. 그렇기 때문에 앞에서의 과정을 충분히 거쳐야 한다. 첫 번째, 두 번째 과정이 쉽지 않다고 느껴져 고민을 어느 정도 했다면 마지막 단계의 질문하기 단계에서는 뜻박의 정도보 얻을 수 있다. 내 문서체계도 이런 식으로 만들어졌다.


직장인으로서 임해야 하는 정리의 필요성을 느끼고 글로써 남겨봤다. 별것 아닌 거 같지만 자신을 위기에서 구해줄 수 있는 마법이라고 생각한다. 또 정리가 됐을 때 업무 효율을 높이고 개인적인 시간에도 집중할 수 있다. 정리는 생활에 일부이고 늘 우리 삶의 곁에 있다. 오늘 하루도 글을 쓰며 정리해본다.